Как мы это сделали и чего вы не увидели
#RUCN2015
За кулисами и на полях
За кулисами и на полях
"29 мая 2015 г. в Москве состоялась международная конференция "Россия и Китай: новое партнерство в меняющемся мире". Организаторами выступили Российский совет по международным делам (РСМД) и Институт Дальнего Востока РАН…"
Так мы обычно начинаем новости о прошедших мероприятиях. Но чтобы этот текст появился, нужно потратить огромное количество времени и сил — такого рода встречи, к сожалению, сами себя не проводят. Сегодня мы расскажем, как мы работали над нашей большой российско-китайской конференцией, что такое "Кризис бейджа", какие три эксперимента мы провели, зачем нам радиочастота 15.15 и почему мы чуть не испекли заживо 400 человек. В общем, приоткроем дверь в кухню.
Так мы обычно начинаем новости о прошедших мероприятиях. Но чтобы этот текст появился, нужно потратить огромное количество времени и сил — такого рода встречи, к сожалению, сами себя не проводят. Сегодня мы расскажем, как мы работали над нашей большой российско-китайской конференцией, что такое "Кризис бейджа", какие три эксперимента мы провели, зачем нам радиочастота 15.15 и почему мы чуть не испекли заживо 400 человек. В общем, приоткроем дверь в кухню.
День Д-22
Готовить конференцию мы начали давно — практически с самого начала 2015 г., но активную фазу можно отсчитывать с 7 мая. К этому времени письма уже были давно разосланы, мы имели общее представление о спикерах, зал был зарезервирован, а программа составлена.
Самое интересное началось именно 7-го числа, так как в этот день мы запустили страницу конференции. Это, кстати, был Эксперимент №1. Мы впервые сделали отдельную страницу для мероприятия, разместив там всю необходимую информацию в виде интерактивного лонгрида. Для этого мы использовали платформу Tilda, на которой вы, возможно, читали другие наши дайджесты и спецпроекты.
С этого дня к нам пошел поток писем от желающих принять участие — мы сделали форму для регистрации, но, предвидя определенный ажиотаж, не могли гарантировать, что сможем всех принять. В общем, ребятам на почте china@russiancouncil.ru пришлось несладко.
Самое интересное началось именно 7-го числа, так как в этот день мы запустили страницу конференции. Это, кстати, был Эксперимент №1. Мы впервые сделали отдельную страницу для мероприятия, разместив там всю необходимую информацию в виде интерактивного лонгрида. Для этого мы использовали платформу Tilda, на которой вы, возможно, читали другие наши дайджесты и спецпроекты.
С этого дня к нам пошел поток писем от желающих принять участие — мы сделали форму для регистрации, но, предвидя определенный ажиотаж, не могли гарантировать, что сможем всех принять. В общем, ребятам на почте china@russiancouncil.ru пришлось несладко.
Кстати, о команде. Чем ближе к конференции, тем больше сотрудников РСМД было задействовано в работе. Большая часть подготовки легла на плечи всего четырех человек — это менеджер китайского проекта, эксперт с китайским языком, ассистент, стажер и менеджер по мероприятиям. Постепенно подключилась "пресс-служба" (два человека), менеджер интернет-проектов, а затем и почти весь коллектив, когда дело дошло до тяжелого физического труда в виде сбора раздаточного материала, встречи гостей и помощи на регистрации. Короче, в день конференции офис пустовал.
На фото наш ивент-менеджер Александр сосредоточен до предела
На фото наш ивент-менеджер Александр сосредоточен до предела
Статистика по хештегу #RUCN2015
Параллельно началась информационная работа. Перед визитом Си Цзиньпина в Москву мы провели брифинг для СМИ, где представили наши тексты, рассказали о конференции и подготовили журналистов к освещению визита.
К тому же пришло время для Эксперимента №2: мы решили попробовать сделать хештег конференции. Им стал наверняка уже приевшийся читателю #RUCN2015. На протяжении всего времени до мероприятия и на самой конференции мы отмечали весь контент, посвященный российско-китайским отношениям этим тегом — цитаты, статьи, интервью, вебинары. Конечно, хотелось бы, чтобы участники и читатели более активно его использовали, но в итоге получилось неплохо — у твитов с хештегом общее количество показов перевалило за 1,5 млн., а охват достиг 700 тыс.
К тому же пришло время для Эксперимента №2: мы решили попробовать сделать хештег конференции. Им стал наверняка уже приевшийся читателю #RUCN2015. На протяжении всего времени до мероприятия и на самой конференции мы отмечали весь контент, посвященный российско-китайским отношениям этим тегом — цитаты, статьи, интервью, вебинары. Конечно, хотелось бы, чтобы участники и читатели более активно его использовали, но в итоге получилось неплохо — у твитов с хештегом общее количество показов перевалило за 1,5 млн., а охват достиг 700 тыс.
В то время пока одни креативили с контентом и продвижением, другие принимали на себя удар общественного интереса. Высокий уровень спикеров и актуальность темы манила желающих принять участие — мы еле успевали их записывать. В какой-то момент возникло ощущение, что у нас возникнут проблемы с продовольственной безопасностью и гостям элементарно не хватит еды на кофе-брейках и обеде.
Участников из Китая было значительно меньше, но хлопот было намного больше: встречи, проводы, визы, проживание, перевод.
Участников из Китая было значительно меньше, но хлопот было намного больше: встречи, проводы, визы, проживание, перевод.
День Д-1
Стоит ли описывать, сколь напряженным был последний день перед конференцией? В офисе царил невероятный ажиотаж — программы только пришли из типографии, необходимо было все собрать и упаковать, в последний момент менялись выступления, появлялись новые участники, журналисты продолжали аккредитовываться до 22.00.
Вот так выглядит мобилизация коллектива на сбор портфелей участника #раздатка#россиякитай #конференция #rucn2015
Стоит ли описывать, сколь напряженным был последний день перед конференцией? В офисе царил невероятный ажиотаж — программы только пришли из типографии, необходимо было все собрать и упаковать, в последний момент менялись выступления, появлялись новые участники, журналисты продолжали аккредитовываться до 22.00.
Вот так выглядит мобилизация коллектива на сбор портфелей участника #раздатка#россиякитай #конференция #rucn2015
Причем завезти все в Лотте-отель заранее не было решительно никакой возможности — предыдущее мероприятие в этом же зале заканчивалось 28 мая после 19.30.
Так что в десять вечера водитель и двое молодых людей с дипломами магистров в области внешней политики и дипломатии России разгружали фургон и раскладывали ящики с книгами среди следов только что закончившегося форума с манящими заголовками докладов вроде "Герметичные бессальниковые насосы — прогрессивное вращающееся оборудование как средство оптимизации производственных затрат".
Всю ночь доблестные сотрудники отеля монтировали баннер конференции, переставляли в зале стулья и устанавливали аппаратуру, за что им отдельное спасибо.
Так что в десять вечера водитель и двое молодых людей с дипломами магистров в области внешней политики и дипломатии России разгружали фургон и раскладывали ящики с книгами среди следов только что закончившегося форума с манящими заголовками докладов вроде "Герметичные бессальниковые насосы — прогрессивное вращающееся оборудование как средство оптимизации производственных затрат".
Всю ночь доблестные сотрудники отеля монтировали баннер конференции, переставляли в зале стулья и устанавливали аппаратуру, за что им отдельное спасибо.
Зал готов, стулья расставлены, рассадка гостей закончена
День Д
К 8 утра 29 мая все уже были в сборе. Почти весь раздаточный материал был разложен, стойка регистрации оборудована, бейджи распределены по алфавиту, роли распределены, а сотрудники расставлены по своим постам.
Начали приходить участники и гости, а вместе с ними пришла суета.
Начался Кризис бейджа.
Начался Кризис бейджа.
Бейджи для участников конференции мы печатаем сами — для этого у нас есть специальная машинка. Делаем несложный дизайн, берем списки, делаем из них базу данных и вперед. К тому же эту машину можно взять с собой и допечатать, если чей-то бейдж потерялся или появился неожиданный важный гость.
В суматохе сначала потерялась стопка самых важных бейджей — для спикеров, но их довольно быстро нашли. Потом поток гостей так резко увеличился, что народилось легкое чувство застилавшей глаза паники, из-за которой наши ребята на регистрации если не могли быстро найти бейдж, сразу отправляли участников к станции, где печатались дополнительные бейджы.
В итоге там возникла небольшая очередь, которая, правда, довольно быстро рассосалась. Тем не менее на пару минут возникло ощущение, что сейчас все рухнет.
В итоге там возникла небольшая очередь, которая, правда, довольно быстро рассосалась. Тем не менее на пару минут возникло ощущение, что сейчас все рухнет.
 |
 |
 |
Вы чувствуете, какой плотный воздух?
Когда гости конференции стали заходить в зал заседаний с романтичным названием "Кристалл" стало понятно, что атмосфера сейчас накалится. Не поймите неправильно — все были очень рады друг друга видеть, но кондиционеры с этим радушием не справлялись и становилось очень жарко. Те, кто были в зале, передали по рации, что с духотой надо что-то делать. Слава богу, отель среагировал быстро, кондиционеры перевели в турбо-режим и массовое запекание не состоялось. Потом даже пришлось убавлять холод.
Впору сказать об Эксперименте №3. За пару дней до конференции нам пришла в голову идея воспользоваться рациями типа walkie-talkie, которые мы раздали сотрудникам на ключевых участках. Это оказалось очень эффективным решением, которое позволило оперативно решать проблемы на площадке. Кроме того, у некоторых сбылась детская мечта, так что без шуток в духе "Хьюстон, у нас проблемы" не обошлось.
Впору сказать об Эксперименте №3. За пару дней до конференции нам пришла в голову идея воспользоваться рациями типа walkie-talkie, которые мы раздали сотрудникам на ключевых участках. Это оказалось очень эффективным решением, которое позволило оперативно решать проблемы на площадке. Кроме того, у некоторых сбылась детская мечта, так что без шуток в духе "Хьюстон, у нас проблемы" не обошлось.
Надо сказать, что содержательная часть шла как по маслу — дискуссии получались интересными и жаркими даже после того, как кондиционеры заработали на полную мощность. Качество обсуждений нашло свое отражение в медийной составляющей и уже до обеда о конференции написали ТАСС, "Российская газета" и "Ведомости".
Освещение шло и по современным каналам — в социальных сетях о нас писали Посол Австралии в Москве Пол Майлер,
|
сенатор и член РСМД Константин Косачев,
Выступил на международной конференции «Россия и Китай: новое партнерство в меняющемся мире», организованной РСМД в сотру...
Posted by Константин Косачев on 29 Май 2015 г.
и журналист, телеведущий и тоже член Совета Сергей Брилев.
Хотя я уже не раз бывал в Китае и даже писал интервью с председателями и всей КНР, и её Госсовета, Поднебесная для меня...
Posted by Сергей Брилёв on 29 Май 2015 г.
Параллельно с этим шла активная работа с представителями СМИ - наша пресс-служба (оба сотрудника) помогали с интервью, знакомили журналистов с экспертами и следили, чтобы в пресс-руме все работало хорошо. В итоге все вроде бы прошло без эксцессов и труженикам пера все удалось.
Те, кто не смогли прийти сами, смотрели прямую трансляцию на нашем сайте и через Lenta.ru, одного из информационных партнеров нашей конференции:
Кстати, наши страхи по поводу голода не оправдались — фуршета и кофе на всех хватило и, конечно, все это было невообразимо вкусно. Скажем "спасибо" поварам. Всем известно, что перерывы ничуть не менее важны, чем сама конференция, так что за комфортным отдыхом между заседаниями мы всегда следим с особым вниманием. Судя по фотографиям, все прошло на ура.
Дальше все пошло как по накатанной, и не успели мы присесть, как конференция подошла к концу. В 20.00 гости начали расходиться, а сотрудники собирать вещи. Пожалуй, это самое обидное: все уже в хорошем настроении, вечер пятницы, а еще надо работать, упаковывать раздатку, аппаратуру. Но все это мы делали с чувством свежевыполненного долга, зная, что смогли обеспечить площадку для ведущих российских экспертов по российско-китайским отношениям.
Мы надеемся, что всем участникам нашей конференции было легко и приятно работать и общаться на нашем мероприятии. Как команда мы многому научились и многое отработали. Что-то получилось, а что-то нет. Но мы всегда будем рады видеть вас на наших мероприятиях, а вы теперь знаете, что происходит под капотом этого ревущего автомобиля.
До новых встреч!
Мы надеемся, что всем участникам нашей конференции было легко и приятно работать и общаться на нашем мероприятии. Как команда мы многому научились и многое отработали. Что-то получилось, а что-то нет. Но мы всегда будем рады видеть вас на наших мероприятиях, а вы теперь знаете, что происходит под капотом этого ревущего автомобиля.
До новых встреч!
Все фотографии смотрите в специальной подборке РСМД в фотосервисе Flickr
Подготовили Антон Цветов и Александр Тесля
© 2015 Российский совет по международным делам
russiancouncil.ru twitter.com/russian_council facebook.com/russiancouncil
© 2015 Российский совет по международным делам
russiancouncil.ru twitter.com/russian_council facebook.com/russiancouncil